Voorbereiden op een noodsituatie

Als uw bedrijf niet goed voorbereid is, kan dat grote gevolgen hebben. Daarbij kunt u denken aan stilstand van uw bedrijf, hoge kosten en weinig inkomsten, schade aan uw imago en onveilige situaties voor uw medewerkers. Daarnaast kan het impact hebben op uw keten en klanten als u niet voorbereid bent. Daarom is het belangrijk dat u zich goed voorbereidt. Juist nu, dat geeft rust en grip op de situatie. Het maakt uw bedrijf en uw omgeving samen sterk wanneer zich een noodsituatie voordoet. 

Goede voorbereiding kan het verschil maken. Dat geldt ook voor uw bedrijf. Door nu goed na te denken over wat belangrijk is in tijden van nood kunt u op dit moment al belangrijke stappen zetten. Leg dit vast in een draaiboek. Een draaiboek is voor ieder bedrijf anders. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf of de sector waar u zich in bevindt. Op de landelijke website Denk Vooruit vindt u een hulpmiddel om te komen tot een goed draaiboek. Kijk wat uw bedrijf nu al kan doen en start uw eigen draaiboek. 

Het is belangrijk dat uw bedrijf een draaiboek (of noodplan, of bedrijfscontinuïteitsplan) heeft dat up-to-date is en bekend bij uw medewerkers. In het draaiboek schrijft u op hoe u zich voorbereidt en hoe u reageert op het moment dat het misgaat. Door hier op een rustig moment over na te denken, voorkomt u stress. U voorkomt dat u in een noodsituatie maar wat doet. Daarmee voorkomt u paniek en fouten. Met een draaiboek zorgt u voor rust en controle. Zo kan uw bedrijf veel schade voorkomen. Bovendien kan uw bedrijf van grote waarde zijn voor uw directe omgeving, stad of regio in tijden van nood. 

Ieder bedrijf is anders. Er bestaat niet één standaardoplossing in geval van nood. Daarom is het als bedrijf of ondernemer vooral belangrijk om een eigen draaiboek te maken. Zo zorgt u ervoor dat uw bedrijf kan blijven draaien als het erop aankomt. Intern gebruik 

Een noodsituatie kan natuurlijk langer duren dan 72 uur. Maar in die tijd kan de overheid hulp beter organiseren en actuele informatie verspreiden. In geval van nood heeft de overheid 72 uur nodig om hulp te organiseren. Ook voor uw bedrijf geldt de oproep dat het minimaal drie dagen zonder hulp zou moeten kunnen blijven functioneren. Hiervoor is belangrijk om voordat een noodsituatie zich voordoet te kijken wat er nodig is om uw bedrijf, uw keten en uw omgeving draaiende te houden in geval van nood. 

Uw bedrijf kan een grote rol spelen in het weerbaar maken van klanten, toeleveranciers, medewerkers of de omgeving. Dit kan door het onderwerp bespreekbaar te maken. Of door informatie te delen, en samen te werken met andere organisaties. Door het goede voorbeeld te geven. Bespreek met elkaar wat er in het draaiboek moet staan en gebruik de Gesprekstool van de NCTV of de Handreiking van VNO-NCW en MKB Nederland als extra hulpmiddel om samen het gesprek over weerbaarheid te voeren. 

Met uw bedrijf kunt u een belangrijke rol spelen tijdens een noodsituatie. Voor uw medewerkers, voor uw toeleveranciers en afnemers of klanten, en voor uw omgeving. Door goed voorbereid te zijn, kunt u ervoor zorgen dat uw bedrijf zo goed mogelijk kan blijven draaien in tijden van nood. Zo kunt u niet alleen veel schade voorkomen. U zorgt er ook voor dat uw bedrijf tijdens een noodsituatie anderen kan helpen. Elke sector kan iets unieks bijdragen. Over het algemeen geldt: zorg eerst voor uw eigen mensen en gebruik daarna uw kennis, expertise en middelen om uw omgeving te helpen. 

Met een draaiboek bereid je je bedrijf voor op langdurige noodsituaties. De eerste 72 uur van een langdurige noodsituatie kan hulp van de overheid langer op zich laten wachten, omdat ze druk zijn met het leveren van acute hulp. Bijvoorbeeld aan mensen die vast zitten in liften of acute zorg nodig hebben. Door nu vooruit te denken, kun je mogelijk uren of dagen stilstand besparen. Je legt de belangrijkste stappen vast: wie doet wat, met welke middelen, en hoe blijf je bereikbaar voor je leveranciers, afnemers en klanten. Zo zorg je dat je mensen, je klanten en je omgeving niet stil komen te staan in een noodsituatie. 

Nee, het draaiboek is niet hetzelfde als een bedrijfscontinuïteitsplan. Veel organisaties in belangrijk sectoren, zogenoemde vitale sectoren, hebben een bedrijfscontinuïteitsplan of business continuity plan (BCP). In dat plan beschrijft u wat nodig is om uw bedrijf aan de gang te houden na een ramp. Het doel van plan is de schade voor uw bedrijf zo klein mogelijk te houden. Een BCP is daarom niet hetzelfde als het draaiboek. Het draaiboek is voor noodsituaties. Het is een format waarmee uw bedrijf kunt vastleggen hoe u in drie fasen (voorbereiding, tijdens een crisis, en erna) Intern gebruik ervoor kunt zorgen dat uw bedrijf, uw keten en uw omgeving kunnen blijven draaien. U geeft antwoorden op een aantal concrete vragen en schijft deze op. Het draaiboek is praktischer dan een bedrijfscontinuïteitsplan.

Verschillende sectoren en bedrijven zijn vanwege wet- en regelgeving – zoals de Wet weerbaarheid kritieke entiteiten (Wwke) en de Cyberbeveiligingswet (Cbw) – al goed voorbereid op noodsituaties, of zijn hier mee bezig. De campagne richt zich op het brede bedrijfsleven en wil bedrijven activeren die nog niet over hun weerbaarheid hebben nagedacht. De campagne roept bedrijven op om in hun keten en omgeving het gesprek over de voorbereiding op noodsituaties aan te gaan. Het maken van een draaiboek ondersteunt dit proces. 

Nee, het hebben van een draaiboek is niet verplicht. Wel wordt het hebben van een draaiboek sterk aangeraden. Hiermee kunnen bedrijven blijven draaien tijdens een noodsituatie. 

Om de weerbaarheid van uw bedrijf te vergroten, moet u inzicht krijgen in twee dingen: uw zwakke punten en de manier waarop u deze zwakke punten kan verbeteren. Met behulp van de Gesprekstool van de NCTV of de Handreiking van VNO-NCW en MKB Nederland kunt u binnen uw organisatie het gesprek voeren over dreigingen en weerbaarheid. 

Welke afspraken u maakt, hangt af van uw bedrijf. Een aantal zaken gelden wel voor elk bedrijf. Zo is het belangrijk dat iedereen binnen uw bedrijf weet wat hij of zij moet doen tijdens een noodsituatie. U spreekt af binnen uw bedrijf wie wat doet, wanneer, hoe en met welke middelen. Door dit vast te leggen in uw draaiboek én met elkaar te bespreken weet iedereen waar ie aan toe is, en is de kans groter dat uw bedrijf door kan draaien in tijden van nood. 

Met welke partijen u afspraken maakt, hangt af van uw bedrijf. Stel uzelf de vraag: van wie ben ik afhankelijk, en wie van mij? Over het algemeen geldt dat u afspraken kunt maken met partners die uw bedrijfsproces ondersteunen. En partners die van uw bedrijfsproces afhankelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers, logistieke partners, gebouwbeheer, financiële partners en klanten. Maar ook met uw buren of directe omgeving kunt u afspraken maken over samenwerking tijdens een noodsituatie. 

Gebruik het draaiboek voor het onderlinge gesprek. Met behulp van het draaiboek, de Gesprekstool van de NCTV of de Handreiking van VNO-NCW en MKB Nederland als extra hulpmiddel kan binnen en tussen organisaties het gesprek worden gevoerd over dreigingen en weerbaarheid. 

Het verschilt per bedrijf waar je rekening mee moet houden bij het maken van afspraken. Stel uzelf de vraag: van wie ben ik afhankelijk, en wie van mij? De belangrijkste algemene vraag is: kunnen we op elkaar rekenen als het misgaat? Als dat zo is kun je vervolgens kijken wat daarvoor nodig is. En wat je bij voorbaat al onderling kunt afspreken. Bijvoorbeeld hoe je elkaar kunt bereiken, welke randvoorwaarden er zijn en wat de back-ups of alternatieven zijn.