Evenement organiseren

Evenementenvergunning

Voldoet het evenement niet aan de voorwaarden voor een klein evenement dan dient u een evenementenvergunning aan te vragen.

Kosten

Voor het in behandeling nemen van uw aanvraag voor een evenementenvergunning worden geen leges in rekening gebracht. 
Let op: als u -afhankelijk van de aard van de activiteiten die u organiseert- meerdere vergunningen en ontheffingen aanvraagt, kunnen voor die vergunning of ontheffing wel leges worden geheven.

Wat u moet doen

Als u voor het eerst een evenementenvergunning aanvraagt, doet u er verstandig aan om telefonisch contact op te nemen met afdeling Veiligheid, Toezicht en Handhaving om uw plannen door te spreken. U kunt hiervoor het algemene telefoonnummer bellen (026) 32 60 111 of mailen naar evenementen@lingewaard.nl. 

Na het doorspreken van uw plannen kunt u uw aanvraag online indienen. Als gebruiker dient u met DigiD of eHerkenning in te loggen.

Dien uw aanvraag voor een evenementenvergunning minimaal 12 weken van tevoren in. De gemeente heeft tijd nodig om te onderzoeken of uw aanvraag voldoet aan de wet- en regelgeving en deze af te stemmen met politie, brandweer en eventueel met andere organisaties.

Let op! 

Het is belangrijk om het formulier volledig in te vullen en de gevraagde bijlagen bij te voegen, ook als u al jaren hetzelfde evenement organiseert en hiervoor een vergunning aanvraagt. 

Belangrijk!

Om het online formulier in te vullen heeft u het volgende nodig:

• Inlogcode DigiD / eHerkenning;
• Een gedetailleerde plattegrond met alle informatie van het evenemententerrein en de directe omgeving met een duidelijk legenda (schaal 1:100). Ook eventuele parkeerplaatsen en fietsenstallingen dienen hierop zichtbaar te zijn;
• Een programma en/of draaiboek van het evenement;
• Als u verkeersmaatregelen wil treffen, een overzicht van de verkeersmaatregelen en een bijbehorende plattegrond waarop de maatregelen duidelijk aangegeven staan.
• Als er gekampeerd wordt, een gedetailleerde plattegrond van het kampeerterrein met een legenda (schaal 1:100);
• Als er een tent wordt geplaatst waarin meer dan 150 personen gelijktijdig verblijven, een gedetailleerde plattegrond van de inrichting van deze tent;
• Als u tevens een ontheffing Alcoholwet aanvraagt voor het schenken van alcoholhoudende drank: personalia van de leidinggevenden die tijdens het schenken van alcoholhoudende dranken ter plaatse aanwezig zullen zijn.
• Als u tijdens het evenement een kansspel organiseert:
  • Een kopie van de statuten van uw organisatie;
  • Bij een loterij: gegevens over het aantal deelnemingsbewijzen, prijs per deelnemingsbewijs, doel van de netto-opbrengst, gegevens over de prijsbepaling en een begroting (een overzicht van de inkomsten en uitgaven die gemoeid zijn met de organisatie van de loterij).
• Als u gemeentelijke materialen aanvraagt in verband met uw evenement:
  • een overzicht en aantallen van de benodigde materialen (dranghekken, vuilnisbakken, et cetera);

Aanvullende informatie

Voor bepaalde activiteiten op uw evenement moet u ook andere ontheffingen of vergunningen hebben. Bijvoorbeeld een ontheffing voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank,  kamperen of het stoken van vuur. Het kan dus zijn -afhankelijk van de aard van de activiteiten die u organiseert- dat u meerdere vergunningen en/of ontheffingen ontvangt.

Als u bij uw evenement grote bouwwerken (denk aan: podia, grote tenten, etc.) plaatst kan er om nadere informatie omtrent deze bouwwerken worden gevraagd.

Als u bij uw evenement verkeersregelaars inzet, dient u te zorgen voor een verkeersregelaarsinzetlijst. Deze lijst wordt gemaakt na aanmelding van het evenement op de website van de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL). U geeft op de website aan welke verkeersregelaars u bij het evenement inzet. Vervolgens stelt de gemeente de evenementenverkeersregelaars aan voor uw evenement als zij de e-learning met goed gevolg hebben afgerond. Daarna kunt u een verkeersregelaarsinzetlijst met de aangestelde evenementenverkeersregelaars via de website downloaden. Een uitdraai van deze lijst moet u op het evenement kunnen tonen.